Vedtægter for PropTech Denmark

§ 1 Navn og hjemsted

• Stk. 1. Foreningens navn er ”PropTech Denmark.”

• Stk. 2. Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.

§ 2 Formål

• Stk. 1. Foreningen er en ikke-for-profit interesseorganisation, hvis formål er at fremme innovation og teknologi inden for fast ejendom, byggebranchen og det byggede miljø som helhed (herefter benævnt “proptech") i Danmark som grundlag for yderligere innovation og vækst.

• Stk. 2. Foreningen skal være omdrejningspunktet for danske og nordiske virksomheder, iværksættere, ejendomssektoren, vidensinstitutioner og projekter med kompetence eller interesse indenfor proptech.

• Stk. 3. Foreningen er en interesseorganisation for interessenter (offentlige og private virksomheder, organisationer samt uddannelses- og forskningsinstitutioner) i hele Danmark og internationalt, der arbejder på eller har interesse i proptech-området.

• Stk. 4. Foreningen skal således stimulere økosystemet på proptech-området, herunder stimulere forskning, innovation, udvikling og uddannelse. I den forbindelse kan foreningen blandt andet stifte selskaber og foreninger samt drive udlejningsvirksomhed til fordel for proptech-miljøet. Foreningen kan endvidere tage initiativ til innovationsnetværk, kan udarbejde analyser og rapporter og iværksætte øvrige tiltag med relevans for proptech-området.

• Stk. 5. Foreningen kan deltage i såvel nationale som internationale forsknings- og udviklingsprojekter, som skønnes at kunne understøtte udviklingen af proptech-området. Foreningen kan fungere som vært for projekter, innovationsnetværk og forskningsinitiativer på området.

• Stk. 6. Foreningen kan deltage som aktiv ressource i offentlige eller andre fora, hvor foreningen skønnes at kunne udøve positiv indflydelse.

§ 3 Medlemskab

• Stk. 1. Som medlem kan optages danske og udenlandske virksomheder, institutioner (herunder forsknings- og uddannelsesinstitutioner), offentlige myndigheder og foreninger, såfremt ansøgeren har en direkte interesse i opfyldelse af foreningens formål.

• Stk. 2. Optagelse sker ved henvendelse til foreningens sekretariat mod fremsendelse af oplysninger om den juridiske enheds CVR.nr., virksomhedens/organisationens vedtægter, aktiviteter og organisations- samt ejerforhold.

• Stk. 3. Ved optagelse som medlem betales forholdsmæssigt kontingent, jf. § 6, for den resterende del af det regnskabsår, hvori indmeldelsen finder sted. Medlemskab indtræder den dato, hvor betaling af faktura på medlemskontingent indgår til foreningens konto.

• Stk. 4. Et medlem optaget i foreningens første år betegnes som ”Founding Member”.

• Stk. 5. Founding Members modtager ved optagelsen fra foreningen en skriftlige beskrivelse af, hvilke fordele de opnår indtil den 31. december 2020 ved at blive optaget i foreningens første år.

§ 4 Partnere og sponsorer

• Stk. 1. Foreningens bestyrelsen kan indgå skriftlig aftale med såvel medlemmer som ikke-medlemmer om partnerskab og/eller tilknytning til foreningen som sponsor mod betaling af henholdsvis et partner- eller sponsorbidrag.

• Stk. 2. En aftale om partnerskab (herefter benævnt "partneraftale") giver den pågældende partner de fordele, som er udtrykkeligt beskrevet i partneraftalen samt ret til at udpege et medlem af foreningens bestyrelse, jf. § 11, stk. 2, hvis det af partneraftalen fremgår, at partneren tillige er partnermedlem.

• Stk. 3. En aftale om tilknytning til foreningen som sponsor (herefter benævnt "sponsoraftale") giver bl.a. den pågældende sponsor ret at benytte denne relation i sin markedsføring som nærmere reguleret i sponsoraftalen.

• Stk. 4. Partnere og sponsorer, jf. § 4, kan i øvrigt optages som ordinære medlemmer i foreningen, hvis de opfylder kravene i § 3, stk. 2 og 3.

• Stk. 5. Sponsorer og partnere, der har indgået partneraftale eller sponsoraftale med foreningen i foreningens første år, betegnes som ”Founding Partner” og/eller ”Founding Sponsor”.

• Stk. 6. Ved indgåelse af partneraftalen/sponsoraftalen modtager Founding Partners og Founding Sponsors fra foreningen en skriftlige beskrivelse af, hvilke fordele de opnår indtil den 31. december 2020 ved at indgå partneraftale eller sponsoraftale i foreningens første år.

§ 5 Kommunikation mellem medlemmer og foreningen

• Stk. 1. Al kommunikation mellem foreningen, bestyrelsen og medlemmerne sker via e-mail, sms eller tilsvarende systemer, der har en almen udbredelse eller via foreningens medlemssystem/hjemmeside.

• Stk. 2. Meddelelser fra foreningen, herunder påkrav, anses for at være kommet frem, når de er sendt til den af medlemmet oplyste kontakt e-mailadresse.

• Stk. 3. Medlemmet skal udpege en kontaktperson, som i forhold til foreningen kan indgå bindende aftaler på vegne af medlemmet.

• Stk. 4. Det er medlemmets ansvar at vedligeholde og ajourføre oplysningerne om e-mailadresse og kontaktperson og sørge for, at den af medlemmet oplyste kontakt e-mailadresse er aktiv, og at mails læses af medlemmet.

§ 6 Kontingent

• Stk. 1. Et medlem er forpligtet til at betale det årskontingent, som er fastsat af bestyrelsen eller generalforsamlingen. Dette gælder dog ikke partnere eller sponsorer, som også er medlemmer, hvis de er fritaget herfor i henhold til partneraftalen/sponsoraftalen, eller andre, som på anden vis udtrykkeligt og skriftligt er fritaget af bestyrelsen for betaling af årskontingent, eksempelvis som lejer af co-working space i PropTech LAB eller som videnspartner i Innovationsnetværket.

• Stk. 2. Bestyrelsen fastsætter inden udgangen af et foreningsår størrelsen på kontingentet for det følgende år. Kontingentet opkræves og forfalder i første kvartal i det år, som kontingentet vedrører.

• Stk. 3. Generalforsamlingen kan, jf. § 9, stk. 3, nr. 4, ændre det af bestyrelsen fastsatte årskontingent. Hvis generalforsamlingen vedtager ændringer i kontingentet for et igangværende foreningsår, skal eventuelt allerede opkrævede kontingentbeløb justeres i form af tilbagebetaling eller ekstraopkrævning i overensstemmelse med det af generalforsamlingen vedtagne.

§ 7 Opsigelse og eksklusion

• Stk. 1. Medlemskab følger foreningsåret. Medlemskab fornyes automatisk for en yderligere periode på ét år, medmindre foreningens sekretariat senest tre måneder før udgangen af et foreningsår har modtaget en skriftlig opsigelse fra medlemmet.

• Stk. 2. Hvis et medlem ikke længere opfylder betingelserne for at være medlem, eller efter bestyrelsens skøn overtræder disse vedtægter, væsentligt skader foreningens omdømme eller modarbejder foreningens opnåelse af dets formål, tilsidesætter innovationsudvalgets regelsæt for god innovationskik og samarbejde, jf. § 12, stk. 4, optræder på en for foreningen uværdig måde eller i øvrigt tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til lovgivningen eller andre bestemmelser for den pågældende type virksomhed, kan bestyrelsen ekskludere medlemmet.

• Stk. 3. Inden beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen, skal det pågældende medlem modtage et skriftligt påkrav om berigtigelse af forholdet/om at overtrædelsen skal bringes til ophør inden for en frist på mindst 14 dage. Hvis forholdet ikke er berigtiget/overtrædelsen ikke er bragt til ophør af det pågældende medlem inden fristens udløb, kan bestyrelsen ekskludere medlemmet.

• Stk. 4. Bestyrelsens beslutning om eksklusion af et medlem kan træffes, såfremt 3/5 af bestyrelsesmedlemmerne tiltræder forslaget herom.

• Stk. 5. Et ekskluderet medlem kan kræve spørgsmålet om eksklusion prøvet på en generalforsamling efter de for afholdelse af generalforsamling gældende regler.

§ 8 Medlemmernes hæftelse og ret til foreningsformuen

• Stk. 1. Medlemmerne hæfter ikke for foreningens forpligtelser.

• Stk. 2. Medlemmerne har ikke ved opsigelse eller eksklusion krav på foreningens formue.

§ 9 Generalforsamling

• Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed i alle anliggender.

• Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af maj måned. I tilknytning til den ordinære generalforsamling afholdes eventuel et åbent årsmøde med deltagelse af eksterne gæster.

• Stk. 3. Foreningen varsler skriftligt datoen for den ordinære generalforsamling senest 6 uger før afholdelse. Foreningen indkalder medlemmerne til den ordinære generalforsamling med mindst 14 dages varsel pr. e-mail. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er som minimum:

  • Valg af dirigent

  • Bestyrelsens beretning

  • Fremlæggelse og godkendelse af årsregnskab

  • Fremlæggelse af budget og godkendelse af årskontingent for det kommende år

  • Valg af otte medlemmer til bestyrelsen, som vælges af medlemmer, der ikke er Partnermedlemmer. Fire medlemmer vælges for to år i lige år. Fire medlemmer vælges for 2 år i ulige år. Genvalg kan finde sted

  • Orientering om Partnermedlemmernes udpegning af op til syv bestyrelsesmedlemmer, der vælges for 1 år

  • Orientering om sponsorers nominering til af medlemmer til advisory board(s)

  • Valg af revisor

  • Eventuelt

• Stk. 4. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest 4 uger før generalforsamlingens afholdelse.

• Stk. 5. Et medlem kan lade sig repræsentere ved fuldmagt udstedt af den/de tegningsberettigede hos medlemmet.

• Stk. 6. Generalforsamlingen er altid beslutningsdygtig, uanset antallet af repræsenterede medlemmer.

• Stk. 7. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de repræsenterede. Undtaget herfra er vedtægtsændringer, jf. § 16.

• Stk. 8. På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme pr. DKK 10.000, som det pågældende medlem betalt i kontingent/bidrag til foreningen i det pågældende foreningsår, dog maksimalt 50 stemmer.

• Stk. 9. Foreningens generalforsamlinger kan afholdes elektronisk uden adgang til fysisk fremmøde, dvs. som fuldstændigt elektroniske generalforsamlinger. Deltagelse i generalforsamlinger sker via telefonmøde og/eller videokonference. Afgivelse af stemmer på generalforsamlingen kan foregå separat via et system, der tilgås via internettet. Indkaldelse til hver enkelt generalforsamling vil indeholde nærmere oplysninger om, hvordan medlemmerne tilmelder sig til elektronisk deltagelse, ligesom indkaldelsen vil indeholde oplysninger om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.

§ 10 Ekstraordinær generalforsamling

• Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, når bestyrelsen finder det påkrævet, og skal indkaldes, når medlemmer, der repræsenter mindst 2/5 af foreningens samlede antal stemmer, skriftligt forlanger det. Når indkaldelse sker efter anmodning fra medlemmerne, skal indkaldelse ske senest 6 uger efter anmodningen herom.

• Stk. 2. En ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 14 dages varsel pr. e-mail.

§ 11 Bestyrelsen

• Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen består af op til 15 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal tilstræbes sammensat med repræsentanter, som har ekspertise i innovation, venture og/eller teknologi.

• Stk. 2. Otte bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen. Fire medlemmer vælges for 2 år i lige år. Fire medlemmer vælges for 2 år i ulige år. Genvalg kan finde sted. Hver partnermedlem har på generalforsamlingen ret til at udpege ét bestyrelsesmedlem for 1 år, medmindre partneraftalen udtrykkeligt angiver andet, ogsåledes at antallet af partnerudpegede bestyrelsesmedlemmer ikke må overstige syv.

• Stk. 3. Bestyrelsen konstituerer sig med en formand og en næstformand. Bestyrelsens næstformand skal overtage bestyrelsesformandens pligter i tilfælde af bestyrelsesformandens fravær.

• Stk. 4. Direktøren, jf. § 14, må ikke være medlem af bestyrelsen.

• Stk. 5. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden.

• Stk. 6. Der tages referat af bestyrelsens møder.

• Stk. 7. Deltagelse i bestyrelsens arbejde er ulønnet. Dog kan bestyrelsen beslutte at aflønne bestyrelsesformanden.

§ 12 Bestyrelsens opgaver

• Stk. 1. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for ledelsen af foreningen og dens økonomiske drift.

• Stk. 2. Bestyrelsesmøder indkaldes, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller når mindst to medlemmer af bestyrelsen eller næstformanden begærer det.

• Stk. 3. Bestyrelsen nedsætter efter behov udvalg med særlige kommissorier, advisory boards, tænketanke mv. Bestyrelsen udpeger repræsentanter til eksterne opgaver.

• Stk. 4. Bestyrelsen kan nedsætte et innovations-udvalg, der har til formål at udarbejde og vedligeholde et skriftligt regelsæt for god innovationskik og samarbejde i foreningen.

• Stk. 5. Bestyrelsen træffer beslutning med simpelt stemmeflertal efter antal bestyrelsesmedlemmer, medmindre vedtægterne foreskriver et højere vedtagelseskrav. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§ 13 Advisory board

• Stk. 1. Bestyrelsen kan nedsætte et advisory board, som kan bestå af repræsentanter for medlemmer af foreningen samt andre interessenter.

• Stk. 2. Advisory board skal fungere som et rådgivende organ for bestyrelsen, men advisory board har ikke selvstændig beslutningskompetence.

§ 14 Direktør

• Stk. 1. Bestyrelsen kan ansætte en kvalificeret direktør til at varetage den daglige ledelse af foreningen. Bestyrelsen fastlægger retningslinjer for direktørens ansvar og beføjelser, herunder etablering eller outsourcing af sekretariat.

§ 15 Tegning og prokura

• Stk. 1. Foreningen tegnes af direktøren i forening med et bestyrelsesmedlem.

• Stk. 2. Bestyrelsen kan meddele prokura - enkel eller kollektiv. Bestyrelsen kan blandt andet meddele direktøren prokura, så direktøren kan forestå økonomiske dispositioner, der træffes som led i foreningens daglige drift.

§ 16 Vedtægtsændringer

• Stk. 1. Beslutning om ændring af vedtægterne kan træffes af generalforsamlingen, såfremt mindst 3/5 af de stemmeberettigede er til stede (enten fysisk eller ved fuldmagt), og såfremt forslaget tiltrædes af mindst 3/5 af de afgivne stemmer.

• Stk. 2. Hvis ikke der møder 3/5 af de stemmeberettigede op på en generalforsamling, hvor en ændring af vedtægterne er på dagsordenen, kan de tilstedeværende stemmeberettigede med simpelt flertal beslutte at indkalde til en ny generalforsamling (der skal indkaldes i overensstemmelse med § 10, stk. 2), hvor beslutning om det samme forslag til vedtægtsændring kan vedtages med 3/5 flertal af de på denne generalforsamling afgivne stemmer.

§ 17 Regnskab og revision

• Stk. 1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

• Stk. 2. Årsregnskabet skal, efter at være revideret af en af bestyrelsen udpeget statsautoriseret revisor, forelægges til bestyrelsens godkendelse. Regnskabet underskrives af bestyrelsesformand og næstformand.

§ 18 Opløsning

• Stk. 1. Foreningen kan opløses af generalforsamlingen, hvis det besluttes efter bestemmelserne i § 16.

• Stk. 2. I forbindelse med afviklingen af foreningen ved dennes opløsning skal bestyrelsen sikre, at projekter, der har modtaget tilskud fra offentlige myndigheder, afvikles i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler herfor og med fornøden inddragelse af de(n) tilskudsgivende myndighed(er).

• Stk. 3. Bestyrelsen forestår eventuel afvikling. Når samtlige gældsposter er betalt, har bestyrelsen bemyndigelse til at uddele en eventuel formue til et formål, som støtter proptech-området.

§ 19 Ikrafttræden

• Foranstående vedtægter træder i kraft den 10. september 2019 efter vedtagelse på en ekstraordinær generalforsamling den 9. september 2019.